Baas over eigen gegevens?

Met een klant ben ik bezig het proces van niet-planmatig onderhoud op de schop te nemen. Frits van Dijk v2Het initiatief komt bij de klant vandaan. Het moet goedkoper, het moet efficiënter en de klant moet beter geïnformeerd kunnen worden. Het proces wordt bijna helemaal uitbesteed. De eigen onderhoudsdienst verdwijnt per 1 januari en een beperkt aantal geselecteerde aannemers wordt verantwoordelijk voor het onderhoud.

Tijdens de overleggen gaf de manager een analogie om duidelijk te maken waar hij naar toe wil:
“Bij een verzekeringsmaatschappij heb ik onlangs een schade aan mij huis gemeld. De verzekeringsmaatschappij regelde voor mij het contact met een aannemer en de afhandeling van de factuur. Wat er precies aan mijn woning gebeurde, was voor de verzekeraar niet interessant. Op basis van steekproeven en met slimme data-analyses controleert hij of de aannemer redelijk werk geleverd heeft.”

De analogie maakt duidelijk waar deze klant naar toe wil. Er is echter wel een belangrijk verschil tussen de verzekeraar en een woningcorporatie. De woningcorproatie is eigenaar van de woning, de verzekeraar is dat niet. En de verzekeraar is dus ook niet verantwoordelijk voor de waardeontwikkeling van de woning, de consequenties op het planmatig onderhoud, de invloed van het strategisch vastgoedbeleid enzovoort. Informatie over de woning is voor de corporatie daarmee cruciaal. Voor de verzekeraar is dat niet of nauwelijks het geval.

Ook al zijn er verschillen tussen de verzekeraar en de corporatie, het nieuwe denken over het proces bij deze klant roept wel vragen op over de manier waarop je de informatie organiseert. De manier waarop je de processen uitvoert en de manier waarop je de processen stuurt, hebben invloed op de informatievoorziening, de wijze van administreren en de data-huishouding.
Is het nog wel zo belangrijk om alle onderhoudsinformatie te bewaren in het primaire systeem? Wanneer en waar moeten alle details over uitgevoerde reparatie-opdrachten beschikbaar zijn?

Voor onze klant gaan we het als volgt oplossen:
Informatie over de voortgang van het reparatieverzoek hoort thuis in het primaire systeem. Via gekoppelde portalen moeten zowel de klant als het KCC direct kunnen zien wat de status van het verzoek is en welke afspraken er zijn gemaakt.
Details van de onderhoudsopdrachten worden helemaal niet meer in het primaire systeem vastgelegd. De aannemer houdt deze details zelf bij en levert periodiek een bestand aan met deze gegevens. De corporatie leest deze gegevens in binnen het datawarehouse. Het datawarehouse wordt gebruikt als gegevensbron voor het maken van steekproeven, het uitvoeren van controles en als input voor planmatig onderhoud en strategisch voorraadbeleid.

Wat me tot nu toe het meest opviel in dit project, was het feit dat er binnen de onderhoudsafdeling niet of nauwelijks weerstand bestond tegen deze oplossing. Ook daar was het besef aanwezig dat het krampachtig bijhouden van alle informatie een doodlopende weg is. Misschien werd dit besef ook wel gevoed door pogingen die in het verleden zijn genomen om een technische cartotheek up to date te houden…

We schuiven dus een stap op in het denken over informatie. We komen los van de wens om alles, maar dan ook alles op te slaan in het primaire systeem. Het datawarehouse wordt belangrijker als bron van informatie. Dat is de plek waar alle informatie samenkomt en waar de consistentie en de kwaliteit wordt bewaakt.

Is dat het eindpunt? Ik denk het niet. De ontwikkelingen gaan door. We groeien naar een situatie waarin steeds meer data helemaal niet meer worden vastgelegd binnen de grenzen van de eigen informatiesystemen. Niet in de primaire systemen, maar ook niet in het datawarehouse. Slimme hulpmiddelen gaan er voor zorgen dat we steeds meer informatie kunnen halen uit externe gegevens.

Het project bij onze klant is slechts een stap in die richting.

Door:
Frits van Dijk –werkzaam bij Itris (www.itris.nl)

Advertenties
Dit bericht werd geplaatst in ICT en getagged met . Maak dit favoriet permalink.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s