Breng de informatie op orde!

 

Veel managementinformatieprojecten leveren niet het gewenste resultaat. In een serie Frits van Dijk v2blogs geef ik een aantal tips om meer succes te behalen in uw project. Deze week tip 3: Breng de informatie op orde!

Veel managementinformatieprojecten stranden in een discussie over kwaliteit en betrouwbaarheid van informatie. Het rapport, het rapportagesysteem of de rapportenbouwer krijgt dan al snel de schuld. Maar vaak zit het probleem op andere plekken.
In eerdere blogs voor CorpoScoop ben ik al dieper ingegaan op het belang van datakwaliteit en data management. Voor deze blog volsta ik met een korte opsomming.

Dubbele systemen; dubbele gegevens
Vaak zijn gegevens verspreid over verschillende systemen. Bijvoorbeeld: gegevens over eenheden zitten zowel in een primair systeem als in een apart systeem voor planmatig onderhoud. Of gegevens over relaties zijn zowel aanwezig in een huurdersadministratie als in een apart klantvolgsysteem. In de praktijk blijkt het moeilijk of soms zelfs onmogelijk om die gegevens één op één gelijk te houden in die verschillende systemen. Het is dan van belang om in ieder geval te kiezen welke administratie de ‘waarheid’ bevat. Afwijkingen zijn dan niet de schuld van het rapport, maar van de basisadministratie.

Te veel bewerkingsslagen
Vaak is de afstand tussen gegevens en informatie heel groot. Er moeten allerlei bewerkingen op de basisgegevens worden uitgevoerd om deze om te zetten in bruikbare informatie. Soms is dat onvermijdelijk: gegevens moeten worden ingedikt tot het gewenste aggregatieniveau. Maar dat is zeker niet altijd het geval. Het is dan ook goed om je af te vragen of je al die bewerkingen wilt laten plaatsvinden in het rapportagesysteem of dat je gegevens in de bron op de juiste manier wilt vastleggen.
Wanneer je bijvoorbeeld wilt rapporteren over leegstandsredenen, leg je die dan in de bron op de juiste manier vast? Of bouw je ingewikkelde rapporten om over de gewenste leegstandsredenen te kunnen rapporteren?

Slechte gegevenskwaliteit
Slechte gegevenskwaliteit is ook oorzaak van veel rapportage-ellende. Slechte gegevenskwaliteit leidt ook vaak tot extra bewerkingsslagen in rapporten of tot onbetrouwbare cijfers. Ontbrekende gegevens moeten worden aangevuld of uitgefilterd; vreemde waarden (bijvoorbeeld een komma verkeerd in een bedrag) kunnen leiden tot merkwaardige cijfers in de rapportage.

Registratie niet ingericht op rapportage
Vaak wordt er bij de inrichting en implementatie van een systeem alleen gekeken naar het operationele proces en niet naar de rapportage. Een voorbeeld: voor het operationele proces is het niet altijd nodig om vast te leggen aan welke mutatie een bepaalde onderhoudsopdracht gekoppeld is. Voor het rapporteren over de gemiddelde kosten per mutatie kan die registratie wel van belang zijn. Dergelijke mismatchen van registratie in het proces en gewenste gegevens voor de rapportage komt vaak voor. Binnen de rapportage moeten dan met kunt en vliegwerk worden geprobeerd om toch nog betrouwbare cijfers te krijgen.

En wat als de informatie niet op orde is?
Het is doorgaans geen optie om pas te gaan rapporteren als de informatie helemaal op orde is. En dat is ook niet nodig.
Het is van belang om te proberen de problemen aan de bron op te lossen. Daarbij ontkom je er vaak niet aan dat er enige opschoning en verrijking nodig is in de rapportage. Maar het proces van opschonen en verrijken maakt de rapportage minder transparant. De weg van brongegevens naar rapport wordt immers langer, kronkeliger en minder overzichtelijk. En dat kan dan weer leiden tot een gevoel van onbetrouwbaarheid. Daarom ben ik er voorstander van om rapportages zo veel mogelijk te laten aansluiten op de basisgegevens.

Deze blog is een onderdeel van een serie. Eerder verscheen al:
tip 1. denk niet alleen na over indicatoren, maar ook over het sturingsproces
tip 2. Usability design is een vak!

In volgende blogs komen de volgende onderwerpen aan de orde:
tip 4. denk na over aansluiting
tip 5. het rapportagetool is het eindpunt, niet het startpunt

Door:
Frits van Dijk –werkzaam bij Itris (www.itris.nl)

Advertenties
Dit bericht werd geplaatst in ICT en getagged met . Maak dit favoriet permalink.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s